Polityka Prywatności

Ostatnia aktualizacja: maj 2026

1. Administrator danych

ArtWebCraft Artur Mochnia 14 Oakdale, Athlone, N37 R291, Irlandia E-mail: accounting@artwebcraft.com Niniejsza polityka dotyczy danych przetwarzanych przez ArtWebCraft jako administratora — tj. danych biur rachunkowych korzystających z platformy Brakomat.

1a. Biuro rachunkowe jako administrator danych klientów

W zakresie danych osobowych klientów końcowych (osób i firm przesyłających dokumenty przez Portal) — Administratorem danych jest biuro rachunkowe korzystające z Brakomatu. ArtWebCraft działa w tym zakresie wyłącznie jako Podmiot Przetwarzający (procesor) na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (UPD) zawartej z biurem rachunkowym. Jeśli jesteś klientem biura rachunkowego i chcesz skorzystać z praw RODO (dostęp, sprostowanie, usunięcie danych), skontaktuj się bezpośrednio ze swoim biurem rachunkowym jako administratorem.

2. Czym jest Brakomat

Brakomat to platforma SaaS do zarządzania dokumentami, przeznaczona dla biur rachunkowych i ich klientów. Umożliwia zbieranie dokumentów, śledzenie statusów, analizę dokumentów z pomocą AI oraz komunikację z klientami.

3. Jakie dane przetwarzamy

Użytkownicy konta (biura rachunkowe): • imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail • dane rozliczeniowe (przetwarzane przez Stripe) • logi aktywności i dane użytkowania Klienci końcowi (przesyłający dokumenty przez portal): • imię i nazwisko, adres e-mail • dokumenty finansowe (faktury, rachunki, wyciągi) • dane ekstrahowane z dokumentów przez AI: nazwa firmy, NIP, numery faktur, kwoty, daty

4. Podstawy prawne przetwarzania

• Świadczenie usługi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) • Rozliczenia i faktury — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) • Bezpieczeństwo i ochrona przed nadużyciami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) • Analiza dokumentów przez AI — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy)

5. Podmioty przetwarzające (sub-procesorzy)

Korzystamy z następujących dostawców zewnętrznych: • Supabase Inc. — baza danych i przechowywanie plików (serwery w UE — Frankfurt) • Google LLC — analiza dokumentów przez AI (Gemini API) oraz opcjonalny backup na Google Drive (zakres: pełny dostęp do Dysku, wymagany do zarządzania folderami); USA, zabezpieczone SCC • Stripe Inc. — obsługa płatności w imieniu ArtWebCraft jako podmiotu zwolnionego z podatku VAT w Irlandii; USA, zabezpieczone SCC • n8n GmbH — automatyzacja procesów, Niemcy (UE) • Hostinger International — hosting VPS, UE SCC = Standardowe Klauzule Umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).

6. Przekazywanie danych poza EOG

Część naszych sub-procesorów działa w Stanach Zjednoczonych. Wszystkie takie transfery są zabezpieczone Standardowymi Klauzulami Umownymi (SCC) zatwierdzonymi przez Komisję Europejską. Dla użytkowników z Wielkiej Brytanii stosujemy równoważne zabezpieczenia zgodne z UK RODO (International Data Transfer Agreements).

7. Okres przechowywania danych

• Dane konta i dokumenty (biura rachunkowe i ich klienci) — przez cały okres istnienia konta Biura w systemie, niezależnie od statusu subskrypcji. Usunięcie następuje wyłącznie na wyraźny wniosek Biura (accounting@artwebcraft.com), w ciągu 30 dni od jego otrzymania. • Dane rozliczeniowe i finansowe — 6 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym dokonano płatności (zgodnie z wymogami Revenue Commissioners w Irlandii). • Logi aktywności — 90 dni.

8. Twoje prawa

Na mocy RODO (oraz UK RODO dla użytkowników z Wielkiej Brytanii) przysługują Ci prawa do: • Dostępu — żądania kopii Twoich danych osobowych • Sprostowania — poprawienia nieprawidłowych danych • Usunięcia — żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") • Ograniczenia przetwarzania • Przenoszenia danych — otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego • Sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Aby skorzystać z tych praw, skontaktuj się z nami: accounting@artwebcraft.com Odpowiemy w ciągu 30 dni.

9. Organy nadzorcze

Użytkownicy z UE: Naszym wiodącym organem nadzorczym jest: Data Protection Commission (DPC) Irlandia — www.dataprotection.ie Użytkownicy z Wielkiej Brytanii: Information Commissioner's Office (ICO) — www.ico.org.uk

10. Bezpieczeństwo

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych, w tym: • Szyfrowanie transmisji (HTTPS/TLS) • Kontrolę dostępu i uwierzytelnianie • Przechowywanie plików z tokenami dostępu • Regularne przeglądy bezpieczeństwa

11. Zmiany polityki prywatności

Możemy aktualizować niniejszą politykę. O istotnych zmianach poinformujemy posiadaczy kont e-mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w aplikacji.

12. Kontakt

accounting@artwebcraft.com ArtWebCraft Artur Mochnia 14 Oakdale, Athlone, N37 R291, Irlandia