Kontrola gotowości dokumentów do księgowania
Koniec z gonieniem klientów za dokumentami
Brakomat porządkuje cały etap od „klient powinien dostarczyć dokumenty” do „możemy zacząć księgować”.
W jednym miejscu widzisz, czego brakuje, co wymaga poprawy i którzy klienci są już gotowi do dalszej pracy. Bez sprawdzania każdego po kolei.
Możesz zacząć nawet od jednego klienta. 199 zł zaliczamy na abonament.
32
klientów gotowych
7
ma braki
3
dokumenty do poprawy
2
decyzje KSeF
Ten ekran pokazuje, gdzie musisz zareagować.
Problemem nie jest samo zbieranie dokumentów. Problemem jest ustalenie, czy naprawdę masz komplet.
Klient wysłał pięć plików. Ale czy wysłał wszystko?
Czy masz wyciąg? Czy faktura jest czytelna? Czy poprawił odrzucony dokument? Czy zakup z KSeF był firmowy? Czy ktoś z zespołu już to sprawdził?
Gdy odpowiedzi są rozrzucone między mailem, folderami, telefonem i pamięcią księgowej, samo „mam dokumenty” niewiele znaczy.
Szukanie
Gdzie klient wysłał dokument?
Mail, telefon, folder, papier, wiadomość.
Sprawdzanie
Czy mamy już komplet?
Trzeba wejść do klienta i ręcznie porównać pliki z oczekiwaną listą.
Poprawki
Co właściwie było nie tak?
Powód odrzucenia często żyje w mailu albo pamięci osoby, która dokument sprawdzała.
Przekazywanie
Co się dzieje, gdy klienta przejmuje ktoś inny?
Nowa osoba musi odtworzyć jego sytuację z kilku miejsc.
Brakomat zamienia to w jeden widoczny proces.
Od „klient powinien coś wysłać” do „możemy księgować”
Brakomat prowadzi dokumentację przez cały etap przed właściwym księgowaniem.
Oczekujemy
Biuro definiuje, jakie dokumenty powinien dostarczyć konkretny klient.
Brakuje
Brakomat pokazuje braki i terminy bez ręcznego sprawdzania każdego klienta.
Klient dostarcza
Dokument trafia do konkretnego klienta, miesiąca i kategorii.
Weryfikujesz
Sprawdzasz dokument, dane OCR i decyzje wymagające udziału człowieka.
Do poprawy
Odrzucasz dokument z konkretnym powodem. Klient widzi, co musi poprawić.
Gotowe
Zatwierdzone dane są przygotowane do eksportu i zamknięcia miesiąca.
Zamiast sprawdzać wszystkich klientów, zajmujesz się przypadkami, przy których naprawdę potrzebna jest reakcja.
Brakomat jest dla Ciebie, jeśli…
- sprawdzasz klient po kliencie, żeby znaleźć tych z brakami,
- część dokumentów przychodzi mailem, część innym kanałem, a status trzeba składać ręcznie,
- klient mówi „przecież już wysłałem”, ale dokument nadal wymaga poprawy,
- pracownicy pytają się nawzajem, czego jeszcze brakuje konkretnemu klientowi,
- chcesz widzieć, gdzie stoi praca biura bez przepytywania całego zespołu,
- KSeF dostarcza fakturę, ale nadal trzeba ustalić, co z nią zrobić.
Brakomat nie zastępuje księgowości. Porządkuje wszystko, co musi wydarzyć się wcześniej.
Jeden proces. Wszystkie narzędzia potrzebne po drodze.
Każda funkcja Brakomatu odpowiada na konkretny moment pomiędzy brakiem dokumentu a gotowością do księgowania.
Widzisz, gdzie naprawdę stoi każdy klient
Brakomat pokazuje status klienta, kompletność dokumentów, opóźnienia i kategorie wymagające reakcji.
Nie otwierasz po kolei 70 klientów, żeby znaleźć pięciu z problemem.
Klient wie, czego brakuje i co ma poprawić
Klient ma własny portal z listą dokumentów, statusami i powodami odrzucenia. Gdy plik jest błędny, przesyła poprawioną wersję dokładnie w tym samym procesie.
Mniej wiadomości typu „co jeszcze mam dosłać?” i „czy dokument już dotarł?”.
Brakomat pilnuje tych, którzy jeszcze nie dostarczyli kompletu
System wysyła przypomnienia o brakujących dokumentach i skonfigurowanych terminach bez ręcznego sprawdzania listy klientów.
Księgowa reaguje tam, gdzie automat nie wystarczył, zamiast zaczynać od ręcznego ponaglania wszystkich.
Dokument trafia do weryfikacji z odczytanymi danymi
Brakomat odczytuje numery faktur, daty, NIP-y, kwoty i stawki VAT oraz wspiera kontrolę kontrahenta.
Mniej przepisywania. Więcej czasu na sprawdzenie tego, co wymaga wiedzy księgowej.
KSeF dostarcza fakturę. Brakomat prowadzi ją dalej.
Faktury z KSeF trafiają do procesu, w którym można ustalić między innymi, czy zakup jest firmowy, prywatny albo wymaga decyzji klienta.
Nie kończysz procesu na „faktura przyszła”. Wiesz, co trzeba z nią zrobić dalej.
Zatwierdzone dane przechodzą dalej
Po weryfikacji przygotowujesz dane do eksportu: Comarch Optima, QuickBooks Online, InsERT (EDI++) albo zbiorczy Excel z rozbiciem VAT.
Kompletowanie dokumentów nie kończy się kolejnym ręcznym przepisywaniem procesu od początku.
Jak wygląda jeden miesiąc w Brakomacie
Ustawiasz oczekiwania
Dodajesz klienta, jego kategorie dokumentów i terminy. Nie zaczynasz każdego miesiąca od przypominania sobie, czego potrzebujesz.
Brakomat pilnuje kompletności
Klient widzi swoją listę, przesyła dokumenty, a system pokazuje braki, opóźnienia i elementy wymagające reakcji.
Weryfikujesz wyjątki
Sprawdzasz dostarczone dokumenty, dane OCR, poprawki i decyzje KSeF. To, co jest poprawne, zatwierdzasz.
Zamykasz i przekazujesz dalej
Gdy klient ma komplet, zamykasz miesiąc i przygotowujesz dane do eksportu.
Brakomat nie podejmuje decyzji księgowych za Ciebie. Zabiera z drogi ręczne pilnowanie procesu przed księgowaniem.
Nie sprawdzaj wszystkich. Sprawdź tych, przy których coś się dzieje.
W tradycyjnym procesie księgowa często musi przejrzeć klientów po kolei, żeby ustalić, gdzie czegoś brakuje.
Brakomat odwraca tę kolejność.
Najpierw widzisz:
- kto nie ma kompletu,
- kto przekroczył termin,
- który dokument wymaga poprawy,
- gdzie klient musi podjąć decyzję,
- co oczekuje na weryfikację.
Dopiero potem reagujesz.
Klient wysłał dokument. To jeszcze nie znaczy, że możesz go zaksięgować.
faktura_123.pdf
Plik jest.
I tyle właściwie wiadomo.
Faktura 123/08/2026
Status: Do poprawy
Powód: Nieczytelna kwota VAT. Prześlij wyraźniejszy skan.
→ Nowa wersja przesłana
Status: Do weryfikacji
→ Zatwierdzona
Brakomat nie przechowuje tylko plików. Pokazuje ich stan w procesie.
Chcesz nie tylko poklikać, ale sprawdzić Brakomat na swoim biurze?
Przetestuj prawdziwy proces na maks. 20 klientach
14-dniowy trial jest dla Ciebie, jeśli chcesz samodzielnie poznać system.
30-dniowy pilotaż jest dla Ciebie, jeśli chcesz wdrożyć Brakomat na prawdziwych klientach i przejść pierwszy proces razem z nami.
Co wchodzi w pilotaż
- Do 20 klientów w prawdziwym procesie — możesz zacząć nawet od jednego
- Konfiguracja pierwszego widoku braków
- Szkolenie dla 2 osób
- Pomoc przy uruchomieniu
- 30 dni pracy na rzeczywistych dokumentach
Jeśli po pilotażu przechodzisz na abonament, całe 199 zł zaliczamy na jego poczet.
Nie zmieniasz programu księgowego i nie musisz od razu przenosić całego biura.
Ile kosztuje ręczna koordynacja dokumentów w Twoim biurze?
Nie będziemy zgadywać, że u każdego wygląda to tak samo. Policz:
- + czas na sprawdzanie braków
- + czas na przypomnienia i telefony
- + czas na wyjaśnianie poprawek
- + czas na szukanie dokumentów po różnych kanałach
× koszt godziny pracy zespołu.
Twój szacowany koszt miesięcznie
500 zł
Brakomat od 499 zł brutto miesięcznie.
To właśnie ten fragment procesu Brakomat ma ograniczyć.
Pełny Brakomat w każdym pakiecie
Nie wybierasz funkcji. Wybierasz skalę swojego biura.
Każdy pakiet zawiera: portal klienta · statusy i kompletność · przypomnienia · OCR · KSeF · eksport · backup · wsparcie
Document Assistant
Dla małych biur i pierwszego wdrożenia.
499 zł / mies. brutto
19,96 zł / klienta przy pełnym limicie
- Wszystkie funkcje Brakomatu
Workflow Organizer
Dla rozwijających się biur z większą bazą klientów.
999 zł / mies. brutto
13,32 zł / klienta przy pełnym limicie
- Wszystkie funkcje Brakomatu
Operations Hub
Dla biur porządkujących proces w dużej skali — w tym sieci oddziałów działających w wielu lokalizacjach w Polsce.
1999 zł / mies. brutto
od ok. 10 zł / klienta przy pełnym limicie
- Wszystkie funkcje Brakomatu
- Sieć oddziałów? Porozmawiajmy o dedykowanym wdrożeniu
Potrzebujesz większego limitu? Napisz do nas.
14 dni pełnej wersji bez podawania karty. Pakiet możesz zmienić wraz ze wzrostem biura. Rozliczenie również w EUR. Płatność kartą przez Stripe — bez umów i okresów wypowiedzenia.
Małe biuro nie dostaje „uboższej wersji”
Niezależnie od liczby klientów korzystasz z tego samego procesu:
Cena rośnie wraz ze skalą wykorzystania, a nie wraz z odblokowywaniem kolejnych funkcji.
Status klienta nie powinien istnieć tylko w głowie jego księgowej
Brakomat daje zespołowi wspólny widok dokumentów, statusów i ostatnich działań.
Gdy ktoś przejmuje klienta, nie zaczyna od pytania:
„Co tu właściwie jeszcze jest do zrobienia?”
Widoczny proces pomaga sprawdzić:
- czego brakuje,
- co zostało odrzucone,
- co klient poprawił,
- co czeka na decyzję,
- co jest już gotowe.
Mniej wiedzy ukrytej w skrzynkach i pamięci pracowników. Więcej procesu widocznego dla zespołu.
Dokumenty księgowe wymagają czegoś więcej niż hasła
🇪🇺
Dane w UE
Dane przechowywane na infrastrukturze w Unii Europejskiej.
🔑
Rozdzielenie danych biur
Uprawnienia i izolacja danych ograniczają dostęp do informacji właściwego biura.
💾
Backup
Regularne kopie zapasowe i możliwość dodatkowego porządkowania dokumentów na Google Drive.
📋
RODO
Dokumentacja RODO i umowa powierzenia danych.
Co mierzymy podczas pilotażu
Adopcja klientów
Ilu zaproszonych klientów faktycznie korzysta z portalu.
Ręczne przypomnienia
Ile kontaktów z klientem nadal wymaga udziału zespołu.
Czas reakcji na poprawki
Jak szybko klient reaguje, gdy dokładnie widzi problem dokumentu.
Praca na wyjątkach
Jak wiele spraw zespół może znaleźć bez przeglądania wszystkich klientów.
Nie obiecujemy Ci z góry konkretnej liczby zaoszczędzonych godzin. Uruchom proces i sprawdźmy wynik na Twoim biurze.
Kto stoi za Brakomatem?
Brakomat rozwija ArtWebCraft. Budujemy go wokół jednego procesu: doprowadzenia dokumentów klienta od braków i poprawek do kompletu gotowego do dalszego księgowania.
Masz pytanie techniczne albo chcesz omówić wdrożenie? Napisz: accounting@artwebcraft.com
Częste pytania
Czy moi klienci będą musieli uczyć się nowego programu?+
Klient otrzymuje zaproszenie do własnego portalu. Po utworzeniu konta widzi listę wymaganych dokumentów, ich statusy oraz informacje o ewentualnych poprawkach. Portal działa w przeglądarce i może być używany również na telefonie.
Czy muszę od razu wdrożyć wszystkich klientów?+
Nie. Możesz zacząć od kilku wybranych klientów i sprawdzić proces przed rozszerzeniem go na całe biuro. W płatnym pilotażu pracujemy na maks. 20 klientach — możesz zacząć nawet od jednego.
Czym różni się darmowy trial od pilotażu za 199 zł?+
Trial daje Ci 14 dni na samodzielne poznanie pełnej wersji Brakomatu. Pilotaż trwa 30 dni i służy sprawdzeniu systemu na prawdziwych klientach z pomocą przy konfiguracji i wdrożeniu zespołu. Jeśli po pilotażu wybierzesz abonament, opłatę 199 zł zaliczamy na jego poczet.
Czy Brakomat zastępuje mój program księgowy?+
Nie. Brakomat porządkuje etap przed księgowaniem: kompletowanie dokumentów, braki, poprawki, weryfikację i przygotowanie danych do dalszej pracy.
Czy OCR księguje dokument automatycznie?+
Nie. Brakomat odczytuje dane i przygotowuje dokument do weryfikacji. Księgowy nadal kontroluje dokument przed jego zatwierdzeniem i przekazaniem dalej.
Jak działa KSeF?+
Brakomat pobiera obsługiwane dokumenty z KSeF i włącza je do tego samego procesu. Przy dokumentach wymagających decyzji możesz oznaczyć dalszy sposób postępowania albo skierować pytanie do klienta.
Co dzieje się z moimi danymi, gdy zrezygnuję?+
Gdy zrezygnujesz z subskrypcji, dostęp do konta zostaje zawieszony, ale Twoje dane i dokumenty klientów pozostają przechowywane w systemie — nic nie usuwamy automatycznie. Dane możesz wyeksportować w dowolnym momencie przed rezygnacją (Excel, Optima, QuickBooks, InsERT). Trwałe usunięcie danych następuje wyłącznie na Twój wyraźny wniosek e-mailem na accounting@artwebcraft.com, w ciągu 30 dni od jego otrzymania.
Czy moje dane i dokumenty są bezpieczne?+
Tak. Dane trzymamy na serwerach w Unii Europejskiej, robimy regularne kopie zapasowe, a dostęp do danych każdego biura jest odizolowany od innych. Pełne informacje znajdziesz w polityce kopii zapasowych i polityce prywatności.
Demo na żywo
Zobacz cały obieg dokumentu w 15 minut
Nie będziemy przez kwadrans oglądać listy funkcji. Pokażemy jeden dokument od strony klienta i biura.
- czego oczekuje biuro,
- jak klient przesyła dokument,
- jak powstaje status braków,
- jak wygląda odrzucenie i poprawka,
- jak działa OCR,
- jak Brakomat obsługuje decyzję przy KSeF,
- jak zatwierdzony dokument przechodzi do eksportu.
Przestań szukać braków. Zacznij widzieć, gdzie trzeba zareagować.
Przetestuj pełnego Brakomata przez 14 dni. Dodaj kilku klientów, zobacz statusy w prawdziwym procesie i zdecyduj dopiero wtedy.
Bez podawania karty · bez zmiany programu księgowego · pomożemy Ci wystartować